ATIVIDADE 01 - PRESENCIAL- ATÉ 26-06 VALOR 1,5
Reflita um pouco sobre o volume de documentos existente no local do seu
trabalho. Como é realizada a gestão de documentos do seu setor? Quem são os
responsáveis pela guarda desses documentos? Há um controle para retirada e
consulta desses documentos? De que maneira? Você considera que a atual
gestão de documentos do seu setor é eficiente? Como você poderia sugerir
melhorias nesse aspecto?
No meu setor temos arquivo de documentos tanto em armario de aço como em midia.
ResponderExcluirNo sistema possui uma maneira de digitalizar-mos os processos e arquivar e somente poderá ser alterado pela pessoa que realizou o arquivo.
Ja o arquivo impresso é guardado em pastas catalogadas por setor (secretarias).
Todos os processos são tramitados por sistema por meio de senha dos usuarios e por regras de acesso. Não são todos os funcionarios que tem acesso a tudo. São categorias de administrador.
Todod sistema organizacional é passivel de melhoras uma vez que cada vez mais temos condições de inserirmos a necessidade do orgão e assim modificar seu controle.
Marta Rocha 26/06/2013
Gisele do Nascimento Almeida
ResponderExcluirBom eu não trabalho em empresa, mas imagino que a organização dos documentos é realizada por ordem alfabeticas, por anos, entre outros. Em uma escola por exemplo os historicos é guardados por ano que o aluno estudo, série; e possui um controle para a retirada não é qualquer pessoa que pode ter acesso a estes documentos. Quando você necessita de um documento geralmente é eficiente o modo de arquivo. Não posso sugerir mudanças naquilo que não conheço na práica.
A gestão dos documentos são guardadas em uma pasta de arquivos ,diferenciadas com nome e separados em gavetas em um armário de aço ,somente a coordenadora ou secretária do Ceim quando solicitado.Dessa forma qualquer documento sendo solicitado pode ser retirado pois está bem localizado e tendo restrição de quem retira a pra qual pessoa e entregue ou possa ser utilizado para outros fins. Patricia
ResponderExcluirPois é em meu setor só eu tenho a chave do armário e do arquivo. Precisa ser mesmo melhor organizado com relação a quando alguém pegar determinado documento, ser registrado. O meu setor é diretoria da escola. Já na secretaria a responsável é a secretária, quando ela não esta presente já aconteceu até mesmo de um funcionário de outro setor ter acesso a sua pasta.É há falhas no setor. A melhoria poderia acontecer primeiramente com o registro, arquivamento de maneira mais clara possível.
ResponderExcluirTatiani Luna
ResponderExcluirAtualmente eu não estou trabalhando, mas baseando-me no meu último emprego, os únicos documentos a que os professores como eu tinham acesso eram as pastas com as fichas dos alunos do laboratório. Cada aluno continha uma pasta com uma ficha de presença, notas e crédito. O método de arquivamento era alfabético, sendo que cada letra do alfabeto continha uma pasta suspensa para guardar as pastas dos alunos dentro desse modo de organização e armazenagem dentro de um arquivo móvel de aço. Neste caso os responsáveis pela guarda, consulta e retirada destas pastas podiam ser todos os professores que ministravam aula no laboratório, bem como as secretárias, coordenação e direção sem qualquer controle. Considerava a organização eficiente, no entanto, pelo fato de o arquivo ficar em local de acesso a todos da escola, as vezes "sumia" algumas pastas, que podiam estar na secretaria ou na coordenação e os professores não conseguiam encontrar rapidamente antes da aula do aluno. Acredito que o método de retirada poderia ser melhorado de alguma outra forma, ou pelo menos as pastas que forem retiradas e não devolvidas no final da aula, deveriam ser anotadas em algum outro local para que o próximo professor não ficasse sem saber com quem está a pasta e a ficha do aluno que terá aula. Na escola, por falta de espaço no laboratório, o arquivo móvel ficava na cozinha, local de acesso de todos e cheio durante os intervalos das aulas, o que era bem complicado conseguir achar as pastas durante os períodos de mais movimento de professor. Uma boa melhoria também seria inserir este arquivo dentro do laboratório, de modo que restringisse mais ainda o acesso a essas pastas.
Dayane Dias Candido
ResponderExcluirTrabalho em um centro de educação infantil,no qual não tenho acesso aos documentos da instituição. No entanto pelo que noto o volume de documentos são bastantes, pelo numero de alunos matriculados,muitos desses documentos ficam em arquivos,nos armarios de latas, principalmente as fixas dos alunos, com nome, telefone e endereço, digo isso porque quando ha algum problema com algum aluno, é lá que a secretaria do CEIM,busca o numero do telefone da criança, para entrar em contato com os familiares, pela rapidez que ela sempre o que encontra o que procura, creio que é tudo bem organizado.
No meu ambiemte de trabalho tem muitos documentos importantes e sigilosos,são processos que chega e são verificado diretamente em arquivos no computador,verifica o numero do processo e ja devolve.Os responsáveis são o técnico 1 e 2 .Sim tem um controle de entrada e saida de processos.Essa gestão de documentos é muito importante e eficiente,porque se não fosse esse metodo seriam pilhas e pilhas de documentos ,um em cima do outro.Esse aspecto esta otimo , o sistema é muito bom, CRISTIANE DE ALMEIDA.
ResponderExcluirNo momento não estou trabalhando mas posso relatar qual era o procedimento no consultório odontológico onde trabalhei a muitos anos, a fichas eram prontuario de papel preenchidos com dados pessoais dos pacientes, qual forma de pagamento incluindo documentação do paciente como radiografias, o sistema de arquivamento era o convencional da época tudo era colocado em ordem alfabética em um arquivo de metal com varias gavetas, divididas em fichário de contas a serem pagas programação para pagamento das contas como despesas fixas e despesas eventuais, funcionava bem, o sistema não era informatizado mas era eficiente correspondia com as necessidades do consultório.
ResponderExcluirLuiza Gonçalves dos Santos Hoki.
eu trabalho num posto de saude la tem oitos arquivos cada um com mais de 800 pastas arquivada;todas sao digitalizadas e tambem arquivadas no computador a responsavel é a recepcionista e a enfermeira chefe. ha um controle no uso desses documentos sao marcados dia, hora, médico;qual procedimento feito e registrado tudo na secretaria de saude pela internet. na minha opiniao é muito eficiente a forma que trabalhamos tudo é registrado só nao no papel mas tambem no computador.e mesmo quando um paciente nao usa a nossa unidade de saude temos arquivados em nossa rede todos os lugares por onde passou.acho que do jeito que ta; ta bom.ass.silvana arevalos teixeira
ResponderExcluirNo local de trabalho se utiliza o método de arquivo permanente,que são guardadas em caixa arquivo todas enumeradas e catalogadas em um caderno manuscrito. Todos os documentos tanto a sua entrada como a saída são protocolados contendo a data da retirada, assinatura de quem pegou o documento, data de entrega e a assinatura de devolução. A secretaria geral da escola faz anotações de tudo que é solicitado para ela e também é anexado os documentos que se recebe por email e os outros que recebe em mãos; procura também se informar quando não sabe tal assunto ou documento para a sua expedição tornando o seu trabalho ágil. Giselli Raimundo de Oliveira
ResponderExcluirAtualmente eu trabalho nos Correios, a imagem inicial da atividade traz cartas como transparência para o assunto que será abordado pela matéria, e realmente a dificuldade para organizar documentos físicos é muito frequente em todos os lugares.
ExcluirComo carteiro eu tenho aprendido muito a organizar melhor os documentos tanto em meu trabalho como na minha vida pessoas, temos muito mais coisa para organizar do que notamos ter.
No meu trabalho o organização é fundamental para a existência do processo, e pode fazer milagres em diversas situações, atualmente lá cada documente é classificado e separado para ser despachado ou arquivado.
Lamentavel o tenho pra dizer.No meu ambiente de trabalho a secretaria do Ceim esta em varias mãos pois varias pessoas tem acesso a documentos e outros.Quando troca de coordenadora é pior ainda, pq troca tudo.
ResponderExcluirMarina Ferrari de Barros. No posto de saúde onde eu pertenco,os arquivos são dos tempos antigos .E preenchido com o nome e o numero do cartão Sus, que é arquivados em armarios de aço. Os reoponsaveis pela guarda desses documentos são as atendentes.que ao necessitar da ficha e retida do arquivo e após a consulta com o medico ou dentista e arquivado no final da tarde Acho eficiente pois a qualquer hora que e solicitada a ficha a atentente procura no arequivo Acho que com tcnologia ;poderia ser tudo digitaqlizado .Ficaria bem facil para a atendente e os medicos ;pois com tecnologia poderia ser mais pratico para o médico so ab rindo o sistema ja saberia o que paciente estava necessitando pois sua ficha traria todas as informções.
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